Pour choisir un fabricant, rédigez d’abord un cahier des charges, puis présélectionnez des usines ayant une réelle expérience de votre produit, vérifiez leurs documents, payez des échantillons, inspectez le site ou commandez un audit, et signez un contrat couvrant la propriété et la qualité. Le devis le plus bas est rarement le coût le plus bas : reprises, retards et essais non concluants sont tous à votre charge, et juridiquement le propriétaire de la marque reste généralement responsable du produit, quelle que soit l’usine qui l’a fabriqué.
Commencez par un cahier des charges, pas par une recherche
Une usine ne peut chiffrer avec précision que sur la base d’un brief clair. Indiquez la fonction du produit, les objectifs de matières ou de formule, les dimensions, les performances, l’emballage, les marchés visés, le volume annuel et le coût rendu cible. Si vous ignorez un détail, dites-le et demandez qu’on vous fasse une proposition. Une demande floue donne un premier prix bas qui grimpe ensuite, lorsque les modifications apparaissent.
Constituez une présélection
Cherchez là où se trouvent ceux qui fabriquent déjà votre produit : salons professionnels, annuaires sectoriels, recommandations, places de marché et organisations professionnelles nationales. Une fiche en ligne ne prouve pas la compétence, et un revendeur peut ressembler à une usine sur internet. Posez d’abord quatre questions :
- Fabriquez-vous cela vous-mêmes ? Quelles étapes sont sous-traitées ?
- Pour qui d’autre le fabriquez-vous, sur quels marchés ? Les noms des clients peuvent être confidentiels, mais pas les marchés.
- Avez-vous réussi des essais pour les marchés que je vise ? Montrez-moi un rapport sur un produit comparable.
- Quel est votre minimum, détaillé par composant ?
Visez trois à cinq candidats. Moins, c’est une comparaison impossible ; plus, c’est une perte de temps pour tout le monde.
Vérifiez les documents
| Contrôle | Ce qu’il faut chercher |
|---|---|
| Entité juridique | Le nom correspond à la facture, au compte bancaire et au certificat |
| Certificats | Dates valides, périmètre couvrant votre produit, émetteur pouvant le confirmer |
| Rapports d’essais | Même produit et même matière, récents, d’un laboratoire crédible, non modifiés |
| Statut réglementaire | Par exemple, enregistrement d’établissement alimentaire auprès de la FDA ou enregistrement d’établissement cosmétique pour les produits destinés aux États-Unis, lorsque requis |
| Historique à l’export | Expérience des expéditions vers votre marché, et de sa paperasse |
Un enregistrement n’est pas une approbation. La FDA, par exemple, indique qu’elle ne délivre pas de certificats attestant la conformité pour l’enregistrement ou la déclaration d’établissements cosmétiques : un prétendu certificat FDA doit donc éveiller vos soupçons. Nos conseils généraux sont vérifiés pour chaque projet avec un spécialiste, car les bons documents dépendent du produit et du marché.
Des échantillons sans se leurrer
Payez les échantillons, car les échantillons gratuits peuvent provenir d’une autre source que la production. Jugez-les selon une liste de contrôle écrite. Gardez un échantillon approuvé, signé et daté, comme référence pour les litiges futurs. Demandez ensuite un échantillon de pré-production réalisé avec les matières et les outils réels, car le premier prototype ne reflète souvent pas ce que la production en série donnera.
Pour les produits réglementés, envoyez aux essais l’échantillon représentatif de la production. Un résultat favorable sur un prototype précoce vous apprend peu si la matière change ensuite.
Voyez le site, ou envoyez quelqu’un
Une visite ou un audit payant montre ce qu’un site web ne peut pas montrer. Regardez :
- Si les personnes et les équipements existent pour votre volume
- La gestion des matières entrantes et le suivi des lots
- Les contrôles qualité pendant la production, pas seulement à la fin
- La propreté et les maîtrises de contamination croisée, pour l’alimentaire et les cosmétiques
- Les conditions de travail, car les distributeurs peuvent poser la question, et cela rejaillit sur votre marque
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, recourez à un cabinet d’audit tiers que vous payez directement.
Comparez le coût total
Mettez les devis dans un seul tableau : prix unitaire, emballage, outillage, échantillons, aide aux essais, conditions de paiement, délai, Incoterm, fret et droits de douane. Une usine dont le prix départ usine est plus élevé peut avoir un coût rendu plus bas, et de meilleures conditions de paiement peuvent compter autant pour une petite entreprise que le prix. Passez le résultat dans le calculateur de marge, en incluant un taux de défauts.
Les clauses contractuelles qui vous protègent
- Propriété. Formule, patrons, moules et maquettes vous appartiennent, avec le droit de les emporter ailleurs.
- Cahier des charges. Le cahier des charges signé et l’échantillon approuvé définissent les produits acceptables.
- Contrôle des changements. Aucun changement de matière, de fournisseur ou de site sans notification écrite et accord.
- Qualité. Plan d’échantillonnage, limites de défauts, et qui paie les reprises.
- Confidentialité et non-utilisation. Pour la formule et la conception, de préférence opposables là où l’usine est établie.
- Paiement. Le solde est libéré après une inspection satisfaisante.
- Sortie. Remise des outils et des matières non utilisées à la fin de la relation.
Un contrat ne supprime pas vos obligations légales. Dans l’UE, une entreprise qui vend sous son propre nom est considérée comme le fabricant, et les importateurs conservent une copie de la documentation technique pendant 10 ans. Aux États-Unis, l’importateur doit respecter les obligations du FSVP pour l’alimentaire et certifier les produits réglementés par la CPSC. Faites relire l’accord par un avocat dans la juridiction qui compte.
Inspectez avant de payer le solde
Réservez une inspection avant expédition auprès d’un tiers indépendant de l’usine, selon un plan d’échantillonnage convenu (l’AQL est la méthode habituelle) et votre liste de contrôle. Vérifiez la fonction, l’aspect, l’emballage, les étiquettes, les marquages de cartons et la quantité. Pour une première commande, un contrôle en cours de production peut aussi détecter des problèmes quand il est encore temps de les corriger.
Signaux d’alerte
- L’usine ne veut pas dire quelles étapes sont réalisées où
- Le nom figurant sur un certificat diffère de celui de la société que vous payez
- Une demande de paiement sur un compte personnel ou sur un nouveau compte bancaire au dernier moment
- Refus de signer quoi que ce soit sur la propriété
- Toute promesse que la conformité est couverte et que vous n’avez pas à vous en soucier
La pratique de notre groupe dans la peluche et les souvenirs nous montre à quel point un cahier des charges clair fait la différence. Dans les autres catégories, nous travaillons avec des façonniers sélectionnés. Voyez la fabrication et la fabrication à façon, ou comparez les modèles dans OEM et ODM.